时间的脚步是无声的，它在不经意间流逝，我们的工作又将迎来新的进步，来为今后的学习制定一份计划。计划到底怎么拟定才合适呢？下面是小编整理的销售跟单工作计划，欢迎大家分享。
跟单文员个人工作计划 篇1
一、外贸业务部的定性及定位
一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。
首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。
其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。
再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。
基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（无论好的或坏的），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。
在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。
外贸部门有其特殊性，但它不是孤立存在的'，是以生产部门及其它部门为基础的。在工作中要能同本公司其它部门进行积极有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。
二、外贸业务部门的工作流程
1）外部
2）内部
3）所需资料表格
4）工作要求
（一）外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心，同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排仔细。工作不能断层，
（二）内部的交流主要是与其它部门的配合，包括，采购部，生产部，等其它部门，从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达，协助生产部，采购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及进行有序，有效的工作安排。它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用
（三）外贸业务部门的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。
1）样办单：（SAMPLE FORM）。样办在业务中有着不可忽视的重要性，如果客户要求打样办，要填样办单，样办单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样办单业务部存一份，交会计一份，样办单填写一定要标明所有的客人要求细节。样办要比客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后按照样办生产大货。
订单落实后，如有条件（公司主张），每张订单都要打板确认。跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认，以确保各个配件的质量和交货期，确认样办无误后再通知供应商生产。
2）报价单：（QUOTATION FORM），同客人面谈时，价格可以马上确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标明产品所有细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单由主管或业务员留存。
3）形式发票：（ProformaInvoice or P/I），这是客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。
4）成本分析单，（COST ANALYSE FORM）。在报价阶段，业务员要做好本询价的成本分析（大概），在订单确认后要重新进行详细的成本分析，如果利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做统一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。通常规定：部门操作时，利润如低于5%，则需要征求总经理的同意。因为客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同对低于常规利润的订单需要进行评估。
5）生产加工单：（ASSEMBLING FORM）。在订单确认后，要根据同客户所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客人对订单的具体要求。每个细节都要有注明。特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责这些订单的业务员再次向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充分了解。这样在以后的工作中如一个部门有所失误，其它人也可给以指正。开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对，如跟单（采购对订单理解有所偏差时可及时指出）。
6）采购单：（PURCHASE ORDER或P/O），这里主要指根据订单要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及交货期。特别注明质量要求及交货期。采购单要经主管审核后再传真给供应商。每次传真的采购单要求供应商签回作实。
7）验货报表（INSPECTION FORM），公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检，包括对配件的检查，中期验货及最终验货。验货时要求照单验货，如有任何凝问请及时通知主管或经理，以便及时解决问题。跟单员要通知主管每次验货的情况，主管也有责任询问每张订单的情况。
8）财务跟踪单：（ACCOUNT FOLLOW—UP FORM）。公司要求会计部门要有明确的订单财务记录。
包括：
1）订单订金/尾款详细的记录。
2）各订单配件的帐款项明细资料。
9）装箱单：（PACKING LIST）。每张订单要根据客户的包装要求做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客人。以证明货已做完。也是作为催款的一种暗示形式。
10）其它文件：外贸部可能要接解到的文件还有：信用证（Letter of Credit or L/C），提单，C/O产地证，报关单，订舱单，商检单，海关发票，许可证（配额）等。
11）公司要求每张订单的全部资料夹入一个资料FILE，包括此张订单涉及到的所有资料，供应商情况和配件。
跟单文员个人工作计划 篇2
一、提高部门工作人员自身综合素质
包括专业知识、服务意识、工作能力等，在平时工作中每个人严格要求自己，在尽可能的情况下规范工作，完善自我。只有如此才能在工作开展过程中使自己游刃有余，有条不紊。(具体情况参见人才培养)
二、明确职责、强化责任，互相配合、加强联系
由于部门涉及到的工作比较复杂、琐碎，因此必须要求在工作的时候明确各自的工作职责和工作内容，细致到每一点的负责人，做到胸中有丘壑，这样才能保证每一项安排的工作的顺利开展，才能使部门工作具有连贯性、整体性，不至于花费时间后毫无成效，不仅如此，也要求在各自做好自身工作的同时配合其他副部长干事做好整个部门的工作，互相沟通，加强交流，招干、培训、采访、总结，缺一不可。
三、完善各项制度
一个部门的工作要开展，制度须先行。只有建立完善、规范、可行的制度基础才能保证工作在开展和执行的过程中有章可循、有"法"可依，部门在平时的工作中，在不断发展的过程中，新问题也会不断涌现，这就要求我们对工作各方面都有一定的预见性和把握度，做到以不变应万变，稳中求胜。
1、例会制度(积极执行例会制度表，不多拓展)
2、人才培养制度(主要体现在两个方面)
干事招聘
招聘在"精"：干事招聘要慎重，选择优秀的干事可以为部门减少人员流散损失、带来高质高效的工作成果。干事招聘过程可以做到以下几点：
(1)加大宣传力度，使新生切实了解部门，实实在在知道部门的基本情况;
(2)重点考虑干事的态度，能力经验其次，尽量招到踏实稳定性的人才;
(3)在可能的情况下，招聘具有较专业摄影技术，软件编辑能力的学生，是部门工作尽快得步入正轨;
(4)尽量满足各副部长的需求，招聘与副部长默契程度较高的干事，提高干事和副部长激情。
业务培训
培训是关系到工作效率的一个很重要因素，建立和完善培训体系，能够更加优质地保证工作的完成。不同的培训也应该设定不同的培训计划。
(1)部门基础培训：熟悉部门工作，了解部门人员，讲述工作要求，工作要及时、注重细节，同时要培养员工的`积极态度和严谨认真的工作作风。
(2)工作培训:注重技能和实用性，培训日常工作的基本写作格式，采访形式和基本礼仪等重要技能，在最短的时间内让干事熟练掌握和运用。
(3)中心培训：注重交流沟通，在掌握培训内容的同时，加强中心各部门人员的交流和了解，尽可能全面全方位的熟悉部门和中心。
(4)其他大型培训：加强对外交流，汲取精华，完善不足，同时，为部门和中心赢得地位和尊重。
3、考勤考核制度
部门的工作需要人性化的管理，也需要用考核和条例来约束，这个就能够提升集体的凝聚力和部门团结一致的向心力。
(1)完善考勤制度，制定较为明晰的考核条例，量化考核。例会迟到旷到，活动迟到旷到等一系列问题的量化考核。
(2)每月考核评分。在公平公正的原则下，部长给副部长评分，副部长给干事评分，考察每个人的工作态度和工作积极性。
(3)稿件质量的考核。各级稿件均参与考核，以优良中差的各分数级来评价。
4、奖惩制度
奖惩是部门发展不可缺少的原动力，一方面改善和提高部门人员的工作作风、工作态度和工作效率，另一方面也促进部门人员的工作激情，更好地为部门服务。
(1)奖励政策：在可能的条件下，对表现优异和有突出贡献的干事和副部长实行必要的物质奖励，集体积分奖励和综测奖励。
(2)惩罚政策：在不影响工作，不侮辱部门人员等具有恶意性质的惩罚的条件下，根据集体意见，对表现性质恶劣，工作有所懈怠和毫无工作成果的部门人员采取惩罚措施，具体措施视情况而定。
(3)及时收集奖罚情况、考勤情况，做到准确无误，公平公正。
四、加强内部交流，增强集体荣誉感
部门内必须每周召开一次部门会议，一方面总结本周工作情况、展望下周工作前景、督促部门人员做好工作，另一方面加强内部工作的交流、沟通，使整个人部门工作和生活更加流畅，更加完美。同时，有效的内部集体活动也是内部感情加深的润滑剂。
(1)开展各种活动，如拔河比赛、象棋比赛、举行趣味活动等，由部门副部长带头，发挥干事的特长，增强干事的自信心和优越感，增强团队的凝聚力和合作意识，增强部门合作意识与竞争意识，使大家更好更积极的工作。
(2)让干事积极参与部门各项制度的建设中来，提高制度的可执行性和干事的参与度，使他们更好得了解部门，增强对部门的认同感和责任感。
(3)关心干事和副部长生活学习，做工作中的战友，生活中的朋友。
对外交流联系
(一)、积极加强中心交流
1、积极参加中心活动，构建良好的人际交流圈
2、了解中心相关部门的工作进度，发展情况，在可能的情况下了解各部门发展需要，提供力所能及的帮助
3、共同合作，为部门集体活动贡献每一份力量
(二)、努力营造良好的外部交流环境
知己知彼方能百战不殆，在完善内部，巩固中心的同时，也应把眼光放在全校性的新闻传媒上，做到成竹在胸，有备无患。
1、积极参加学校各类有意义的新闻传媒交流活动，构建良好的人际交流圈。
2、了解学校各相关部门的工作进度，发展情况，在可能的情况下与他们构建良好的置信度，必要时互相帮助，共同发展。
3、在尽可能的情况下，每年或者每学期邀请学校各新闻传媒部门开展一次交流会，促进相互了解，共同发展，建立良性循环的联系机制。
总之，发展才是硬道理。打造特色品牌，追求高层次发展是部门不变的宗旨。在报纸方面，我们要加大对专业技术人员的培养，形成一体化的办报程序，摆脱技术依赖和人员不足的劣势，稳步发展，加速流程。同时，我们也应该形成我们自己的新闻传媒阵地，着力培养一大批具有活力，有挑战力，能够撑起部门半边天的干事副部长团体，从新型人员配置出发，用专业技术武装头脑，由综合型转化单一型，由单一型造就尖端型，互相转化，融会贯通，真正把我们的特色和特点发挥出来，创造出价值的劳动成果。最后，知己知彼，将各方面的优秀人才联系在一起，取人之长补己之不足，将战略眼光放在全校性乃至整个社会，真正做到"影响有影响的人"。
跟单文员个人工作计划 篇3
一、工作任务：
1.经常深入生产现场，了解生产任务完成和各项消耗指标的实际情况。
2.按时实施统计、核算工作，建立各种费用和消耗台帐，编制成本核算报表。
3.定期进行成本分析，整理归纳详实的生产数据，为单位领导及其他专业技术人员提供管理参考依据，提出相关改进措施。
4.及时做好各类统计、核算资料的整理归档工作。
5．根据所在单位的生产特点和上级要求，建立健全各类统计、核算台帐及报表。
6.认真学习统计法等经济法规，不弄虚作假，实事求是地做好数据统计、成本核算工作。
7.参与编制单位经济责任制考核办法，参与所在单位经济责任制的考核工作。
8.按照公平公正、按劳分配、按贡献分配的原则做好单位员工工资考核发放工作，强化工资（含奖金）分配考核激励，促进经济效益发展。
9.负责领导交办的其它工作。
二、任期目标
1.加强学习，努力提高自己文化素质，不断提升自身专业技术水平。
2.建立健全各类统计、核算台帐及报表，实事求是地做好数据统计、成本核算工作。
3. 加强统计基础工作规范化管理。组织、指导、督促各生产班段协作搞好核算统计基础工作，确保核算数据及核算日报、月报、年报按时按质完成，促进本单位核算工作上台阶。
4、建立、健全各项原始记录。
5、每月5日前将上一月生产基础数据以两种方式（电子和纸质）的汇总与整理，并向公司上报。
6、与相关部门保持联系，并建立和推行新的`部门核算报表联系制度，逐步规范部门报表方式，确保资料渠道畅通。
7、及时整理出设置全面的台帐，并做到数据详实准确，符合实际，年、季报数据保持衔接。月后、季后20日内整理出当月、当季全部台帐。
8、在核算档案中保持各项资料的完整连续，并在电脑中建立核算数据库及相关备份；部
门和专业资料整理及时，按年度装订成册，并妥善保存；对存档资料进行科学分类，方便相关人员查询。
9、坚持深入生产现场，抓住生产经济指标的重点、热点问题进行有针对性的透彻分析，做到月月有分析，季季有报告。积极开展对公司整体经营形势预测评估，扩大核算工作的影响。
10、积极参加公司组织的各类政治和业务学习。
11、在做好核算工作的同时，积极、主动、保质保量完成车间及上级部门临时交办的各项工作。
跟单文员个人工作计划 篇4
生产跟单员工作计划：
第一：多了解工厂的产品，作为一位跟单员，没有很多的门禁权限，跟单员是可以进出多个部门。这就意味着，我可以学习到很多东西，只要我抱着不怕吃苦的、勤去车间、不懂多问。相信我会很快熟悉工作流程的。
第二：短时间内熟悉生产过程和工艺，我相信一个优秀的生产跟单员对产品的工艺流程要是非常熟悉的。
第三：对各部门的工作流程都要熟悉，遵从公司的规定办事。不同的公司有自己不同的规章制度，如果都按着个人意愿来行事，会导致公司秩序混乱。
第四：安排好货物的运输方式，考察运输公司的信誉度。保证客户的货物是准时出货，按时到达。
第五：充分的了解客户，熟悉他们订购产品的习惯，以保证出现异常时，能做出很好的判断和提出很好的解决办法。
第六：生产跟单员是客户和公司之间的一架桥梁，身为公司员工，事事为公司着想是你的责任;面对客户，我们必须让他们享受服务，并坚持顾客就是上帝的原则。
第七：做好与产线的关系也很重要，因为生产跟单员的工作就是与产线人员的沟通和跟催，只有处理好了与车间工作人员的关系，才能让跟单工作顺利的展开，保证订单的准时完成。
跟单文员个人工作计划 篇5
一、年度工作情况：
1、熟悉了解公司的各个方面：我于20xx年8月底进入公司，在这里要感谢公司让我在公司的生产一线锻炼了一个月，让我能在第一时间亲自了解公司的产品生产工艺流程及规格尺寸，为以后的跟单工作打下了坚实的基础。在实习结束回到办公室后也开始加紧对公司的各项规章制度进行全面了解，熟悉公司的企业文化。通过了解和熟悉，我为能进入公司这个团队感到自豪，同时也感到自身的压力。在以后的工作中，我将以公司的各项规章制度为准则，严格要求自己，在坚持原则的情况下敢于尝试，更快更好地完成工作任务。
2、熟悉跟单业务流程：作为一名跟单新手，必须尽快让自己了解跟单这项工作以及清晰的跟单流程及相关的外贸术语。不得不承认，最初的我，对于跟单，没有太多的具体概念，所幸，在部门领导人的培养、支持和领导之下，慢慢地开始熟悉跟单的具体操作流程。在工作中我学习到，跟单工作是一项需要细心，还需要稳重的工作。而要做到这些，一是要从基本功上多下工夫，对业务熟练掌握;二是要主动培养自己严谨细致的习惯，无论面对什么样的事情，先要做到平心静气，不急不躁;三是要主动的与销售经理，与各个部门的同事沟通，做到不耻下问，不懂就问，有疑问就问;四是要有锲而不舍的精神，跟单在一开始可能是一件新奇的工作，时间长了可能会产生厌烦的情绪，这是需要避免的，无论从事什么性质的工作，都是在发挥自己的作用，只有坚持不懈才能不断进步。我想只有这样，才能把跟单这份工作做好，才能不断的提高自己的能力，从而为更进一步的发展打下良好的基础。
二、工作中不足和需要改进的地方：
1、工作主动性发挥的还不是很好，对工作的预见性和创造性不够，离领导的要求还有一定的距离;
2、业务知识方面掌握的还不够扎实，在今后的工作中，我一定会严格要求自己，虚心学习，我相信凭着自己高度的责任心和自信心，一定能够改进这些缺点和不足，争取在各个方面取得更大的进步。
3、要更加细心认真地完成工作，尤其在做资料的时候。跟单是一份很细致的工作，所以我们在跟单的时候必须要做到认真、细致、仔细。
4、要学会全面考虑问题。每一次出货的同时也伴随着下一次出货的到来，包括出货的时候需要考虑到客人是否有足够的库存，某种产品的规格是客人现在急缺的，要先出货;我们目前所生产的能不能满足客人的订单等等一系列问题。
5、要及时有效地和各个相关部门沟通。每次出货前，都需要和计划沟通，确定大概的出货时间;多去车间看看生产情况，产量等;每天与计划及仓库确认产品生产进度和每日入库情况，以便更好地做好出货前的准备。
6、走好跟单流程每一步。20xx年，跟单流程混乱，没有一个统一的流程，正所谓没有规矩不成方圆20xx年将严格按照跟单及出口规范流程执行。
三、对20xx年的展望：
来到GLM工作，我最大的收获莫过于在敬业精神、思想境界、业务素质和工作能力上都得到了很大的进步与提高，也激励我在工作中不断前进与完善。随着公司不断的发展壮大，可以预料我们的工作将更加繁重，要求也更高，需掌握的知识更高更广。为此，我将更加勤奋的工作，努力的学习和提高文化素质和各种工作技能，为公司做出应有的贡献。我明白企业的美好明天要靠大家的努力去创造，相信在全体员工的共同努力下，企业的美好明天更辉煌。
跟单文员个人工作计划 篇6
在今年的工作中，根据公司对我们销售人员的要求，在去年的基础上，我们对自己的工作提出了更高的要求，制定了工作目标，制定了良好的20xx年工作计划，认真完成了任务。
一、日常工作
和以前的客户保持良好的联系，在时间和条件允许的情况下，在节假日送一些小礼物来表达自己的感情或招待客户，以保持良好稳定的关系。
二、扩建工程
除了维护老客户，更重要的是通过各种渠道获得新客户的更多认可。积极沟通，坚持协调各方面工作，让自己的工作忙而不乱。
第三，坚持学习
除了基础工作，还要不断学习，提高专业能力。利用空闲和碎片化的时间，吸收可用的知识，拓宽自己的知识范围，进一步丰富自己的知识体系，将所学的知识应用到实践中，增强业务沟通能力。
四.工作目标
1.真诚对待每一位客户，拥有自己忠诚的客户，实现互利合作。
2.每个月增加一个以上的新客户，为自己的业务做贡献，写下潜在客户，为发展新业务打下基础。
3.在和客户达成交易之前，从各方面了解客户的需求，了解当时的情况，这样准备工作才会有更高的成功几率。
4.加强对自己态度和语言的学习，在与客户沟通时留下好印象，为公司树立良好形象。
5.有一个星期的工作总结，每个月一个总结，找出工作中的问题，提醒自己不会再犯错误，努力做好每一个细节。
6.去年对公司的产品不太了解，对自己也不够自信，所以没有很好的完成任务，所以今年想树立一下自信心。时刻给自己加油鼓劲，让自己有一个积极乐观的工作态度，面对工作中的各种挫折和磨炼，完成上级交给的任务。
7.与同事交流信息，一起讨论进步的方法，学习他人的经验，加强他们的业务技能。
跟单文员个人工作计划 篇7
一、外贸业务部的定性及定位
一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。
首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。
其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。
再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。
基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（无论好的或坏的），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。
在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。
外贸部门有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生产部门及其它部门为基础的。在工作中要能同本公司其它部门进行积极有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。
二、外贸业务部门的工作流程
1） 外部。
2） 内部。
3） 所需资料表格。
4） 工作要求。
（一、外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心， 同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排仔细。工作不能断层，
（二、内部的交流主要是与其它部门的配合，包括，采购部，生产部，等其它部门，从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达，协助生产部，采购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及进行有序，有效的工作安排。
1） 样办单：（SAMPLE FORM）。样办在业务中有着不可忽视的重要性，如果客户要求打样办，要填样办单，样办单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样办单业务部存一份，交会计一份，样办单填写一定要标明所有的客人要求细节。样办要比客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后按照样办生产大货。
订单落实后，如有条件（公司主张），每张订单都要打板确认。跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认，以确保各个配件的质量和交货期，确认样办无误后再通知供应商生产。
2、 报价单：（QUOTATION FORM），同客人面谈时，价格可以马上确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标明产品所有细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单由主管或业务员留存。
3、 形式发票：（ProformaInvoice or P/I），这是客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。
4、 成本分析单， （COST ANALYSE FORM）。在报价阶段，业务员要做好本询价的成本分析（大概），在订单确认后要重新进行详细的成本分析，如果利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做统一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。通常规定：部门操作时，利润如低于5%，则需要征求总经理的同意。因为客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同对低于常规利润的订单需要进行评估。
5、生产加工单：（ASSEMBLING FORM）。在订单确认后，要根据同客户所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客人对订单的具体要求。每个细节都要有注明。特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责这些订单的业务员再次向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充分了解。这样在以后的工作中如一个部门有所失误，其它人也可给以指正。开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对，如跟单（采购对订单理解有所偏差时可及时指出）。
6、 采购单：（PURCHASE ORDER 或P/O），这里主要指根据订单要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及交货期。特别注明质量要求及交货期。采购单要经主管审核后再传真给供应商。每次传真的采购单要求供应商签回作实。
7、验货报表（INSPECTION FORM），公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检，包括对配件的检查，中期验货及最终验货。验货时要求照单验货，如有任何凝问请及时通知主管或经理，以便及时解决问题。跟单员要通知主管每次验货的情况，主管也有责任询问每张订单的情况。
8、财务跟踪单：（ACCOUNT FOLLOW—UP FORM） 。公司要求会计部门要有明确的订单财务记录。
包括：
1、订单订金/尾款详细的记录。
2、各订单配件的帐款项明细资料。
9、 装箱单：（PACKING LIST ） 。每张订单要根据客户的包装要求做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客人。以证明货已做完。也是作为催款的一种暗示形式。
10、 其它文件： 外贸部可能要接解到的文件还有：信用证（Letter of Credit or L/C）， 提单，C/O 产地证，报关单，订舱单，商检单，海关发票，许可证（配额）等。
11、公司要求每张订单的全部资料夹入一个资料FILE，包括此张订单涉及到的所有资料，供应商情况和配件。
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